Quy định số 211-QĐ/TW quy định về nguyên tắc, thành phần hồ sơ, thẩm quyền, trách nhiệm và quy trình lập, quản lý, cập nhật, lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc trong hệ thống chính trị. Đối tượng áp dụng là các cơ quan, tổ chức và cán bộ trong hệ thống chính trị.

Mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị

Một trong những yêu cầu xuyên suốt của Quy định là bảo đảm hồ sơ cán bộ đầy đủ, rõ ràng, chính xác, kịp thời và được quản lý thống nhất.

Theo đó, mỗi cán bộ phải có hồ sơ cán bộ đầy đủ; cán bộ được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm lập hồ sơ gốc. Mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ cán bộ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị, qua đó hạn chế tình trạng phân tán, thiếu thống nhất thông tin trong quá trình quản lý.

Quy định đồng thời yêu cầu xác định rõ cơ quan quản lý, người chịu trách nhiệm, thời hạn thực hiện và kết quả cụ thể, bảo đảm hồ sơ cán bộ thực sự phục vụ hiệu quả công tác cán bộ và quản lý đội ngũ.

Đáng chú ý, hồ sơ cán bộ gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, có giá trị pháp lý như nhau. Việc quản lý hai loại hồ sơ được thực hiện theo lộ trình, hướng tới thay thế cơ bản hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử khi đáp ứng đầy đủ điều kiện về kỹ thuật và hạ tầng.

Chuẩn hóa hồ sơ, kiểm soát chặt từng thông tin

Quy định số 211-QĐ/TW xác định hồ sơ cán bộ là tài liệu pháp lý phản ánh toàn diện, đầy đủ và trung thực những thông tin cơ bản về cán bộ, từ nguồn gốc xuất thân, quá trình đào tạo, bồi dưỡng, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, đặc điểm chính trị đến quan hệ gia đình; các thông tin được cập nhật trong quá trình công tác kể từ khi cán bộ được tuyển dụng.

Thành phần hồ sơ được quy định cụ thể, gồm quyển lý lịch cán bộ, lý lịch tóm tắt, sơ yếu lý lịch, phiếu bổ sung lý lịch, các quyết định về nhân sự, tài liệu đánh giá cán bộ, kê khai tài sản, thu nhập đối với trường hợp thuộc diện phải kê khai, kết luận kiểm tra, giám sát, thanh tra, kiểm toán, điều tra liên quan đến cán bộ và các tài liệu khác theo quy định.

Đối với hồ sơ mới, trong thời gian 45 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ kê khai, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc theo quy định.

Cùng với đó, việc bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ phải được thực hiện có căn cứ. Mọi thông tin chỉnh sửa phải được thẩm tra, xác minh theo đúng quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước, không để xảy ra tình trạng tùy tiện thay đổi, làm sai lệch thông tin hồ sơ.

Đẩy mạnh số hóa, xây dựng hồ sơ cán bộ điện tử an toàn

Một điểm nhấn quan trọng của Quy định 211-QĐ/TW là từng bước chuyển đổi phương thức quản lý hồ sơ cán bộ từ giấy sang điện tử.

Hồ sơ cán bộ điện tử phải được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, lưu trữ trên hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật; có phân quyền truy cập theo thẩm quyền và được kết nối, liên thông với các hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác cán bộ.

Quy định yêu cầu hồ sơ điện tử phải được tạo lập theo quy trình thống nhất, chuẩn hóa danh mục hồ sơ, kiểm tra chất lượng bản số hóa, gắn mã định danh, cập nhật các trường dữ liệu bắt buộc và xác thực trạng thái pháp lý, từ đó tạo nền tảng cho việc quản lý, tra cứu, tổng hợp, phân tích và liên thông dữ liệu cán bộ trong toàn hệ thống chính trị.

Khi có thay đổi thông tin hoặc phát sinh tài liệu mới, hồ sơ điện tử phải được cập nhật kịp thời. Cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ có trách nhiệm định kỳ kiểm tra, đối chiếu giữa hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy, bảo đảm đầy đủ, thống nhất và chính xác.

Khai thác hồ sơ phải đúng thẩm quyền, đúng mục đích

Quy định đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt đối với việc nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ. Người có nhu cầu nghiên cứu, khai thác phải có giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền, trong đó xác định rõ địa chỉ, chức danh, mục đích, đối tượng và nội dung nghiên cứu.

Việc nghiên cứu chỉ được thực hiện tại nơi lưu giữ hồ sơ hoặc trên hệ thống điện tử được phân quyền; việc sao chụp, trích xuất tài liệu phải được phê duyệt theo thẩm quyền và ghi nhận đầy đủ. Không được tự ý đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt tài liệu hoặc làm sai lệch nội dung, hình thức hồ sơ cán bộ.

Đặc biệt, đối với hồ sơ điện tử, việc khai thác, sử dụng, chia sẻ và cung cấp thông tin phải đúng mục đích, đúng thẩm quyền, phục vụ công tác cán bộ và nhiệm vụ chính trị theo quy định. Các hoạt động truy cập, tra cứu, trích xuất thông tin phải được kiểm soát và ghi nhận đầy đủ.

Siết chặt trách nhiệm người đứng đầu và cán bộ kê khai

Quy định 211-QĐ/TW đề cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ. Người đứng đầu chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ cán bộ của cơ quan, đơn vị; lựa chọn, phân công người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ; tổ chức kê khai, thẩm tra, xác minh và xác nhận hồ sơ.

Người đứng đầu còn có trách nhiệm xem xét, quyết định hoặc đề nghị xử lý các vấn đề liên quan đến xác minh thông tin, sửa chữa tài liệu, hủy tài liệu thừa, trùng lặp, xử lý sai phạm trong kê khai, quản lý, bảo quản hồ sơ và phê duyệt việc nghiên cứu, khai thác hồ sơ. Đồng thời, định kỳ hằng năm hoặc đột xuất phải tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ cán bộ.

Đối với cán bộ kê khai, Quy định yêu cầu kê khai chính xác, đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình. Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý hồ sơ yêu cầu hoàn chỉnh, bổ sung hồ sơ, cán bộ phải thực hiện theo quy định. Khi có thay đổi thông tin thuộc thành phần hồ sơ, cán bộ phải chủ động kê khai bổ sung, cung cấp tài liệu chứng minh và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, trung thực của thông tin cung cấp.

Hồ sơ cán bộ phải được bảo vệ như một dữ liệu đặc biệt quan trọng

Quy định nghiêm cấm việc truy cập, khai thác, sao chép, cung cấp, chia sẻ, chỉnh sửa, làm sai lệch, hủy bỏ hồ sơ, dữ liệu trái thẩm quyền hoặc sử dụng sai mục đích. Hồ sơ cán bộ và dữ liệu hồ sơ cán bộ phải được bảo vệ theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ chính trị nội bộ, an toàn thông tin mạng, lưu trữ và quản lý dữ liệu.

Đối với hồ sơ điện tử, hệ thống lưu trữ phải có các biện pháp bảo đảm an toàn, bảo mật, phòng ngừa và ngăn chặn truy cập, can thiệp, thay đổi hoặc phá hoại trái phép; đồng thời phải thực hiện lưu trữ, sao lưu và bảo đảm khả năng phục hồi khi xảy ra sự cố, mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu.

Rõ đầu mối, rõ trách nhiệm, rõ lộ trình thực hiện

Quy định xác định rõ thẩm quyền của Ban Tổ chức Trung ương, ban tổ chức tỉnh ủy, thành ủy, các cơ quan tham mưu về tổ chức cán bộ và các cơ quan, đơn vị có liên quan trong quản lý, cập nhật, khai thác, chuyển giao và lưu trữ hồ sơ cán bộ theo phân cấp.

Đối với cấp ủy, tập thể lãnh đạo cơ quan, đơn vị, địa phương, Quy định yêu cầu ban hành kế hoạch triển khai, rà soát hồ sơ cán bộ; phân công rõ cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm, tiến độ và sản phẩm; tổ chức số hóa, chuẩn hóa, cập nhật dữ liệu hồ sơ cán bộ theo lộ trình phù hợp với điều kiện thực tế.

Quy định số 211-QĐ/TW có hiệu lực kể từ ngày ký, đồng thời bãi bỏ Quy chế số 01-QCTC/TW ngày 07/11/1997 của Ban Tổ chức Trung ương và các quy định, văn bản khác về lý lịch, hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức không còn phù hợp với Quy định mới. Hồ sơ cán bộ đã được kê khai và cơ quan có thẩm quyền xác nhận trước thời điểm ban hành Quy định này có giá trị pháp lý và không phải kê khai lại Quyển lý lịch cán bộ, trừ trường hợp tuyển dụng mới hoặc được cấp có thẩm quyền yêu cầu kê khai, xác minh lại.

Việc ban hành Quy định số 211-QĐ/TW đánh dấu bước chuẩn hóa quan trọng trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, hướng tới một hệ thống hồ sơ thống nhất, chính xác, an toàn và từng bước số hóa trên phạm vi toàn hệ thống chính trị. Qua đó, góp phần nâng cao chất lượng quản lý đội ngũ cán bộ, phục vụ hiệu quả công tác tổ chức, cán bộ và yêu cầu xây dựng nền hành chính, quản trị hiện đại, minh bạch, chặt chẽ.