Chuẩn hóa thể thức văn bản trong toàn hệ thống cơ quan Đảng

Việc ban hành Hướng dẫn số 05-HD/VPTW có ý nghĩa quan trọng trong bối cảnh toàn hệ thống chính trị đang đẩy mạnh cải cách hành chính, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện chuyển đổi số và nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp, văn thư, lưu trữ trong các cơ quan Đảng. Hướng dẫn được áp dụng đối với các cấp ủy, tổ chức đảng, cơ quan đảng từ Trung ương đến chi bộ; áp dụng cho cả văn bản giấy và văn bản điện tử. Qua đó, tạo cơ sở thống nhất trong việc trình bày, quản lý, lưu trữ và sử dụng văn bản của Đảng trong toàn hệ thống.

Quy định cụ thể, thống nhất về kỹ thuật trình bày văn bản

Một trong những nội dung đáng chú ý của Hướng dẫn số 05-HD/VPTW là quy định khá chi tiết, cụ thể về kỹ thuật trình bày văn bản. Theo đó, văn bản của Đảng thống nhất sử dụng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu chữ đen. Văn bản được trình bày chủ yếu trên khổ giấy A4; một số loại văn bản đặc thù có thể sử dụng khổ giấy A5.

Đối với việc định dạng văn bản, hướng dẫn quy định cụ thể về định dạng lề trang, khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn và cách trình bày nội dung. Lề trên và lề dưới cách mép giấy 20 mm; lề trái 30 mm; lề phải 15 mm. Khoảng cách giữa các dòng được quy định từ 18pt đến 22pt theo chế độ “Exactly”, khoảng cách giữa các đoạn văn bản tối thiểu 6pt. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10 mm nhằm bảo đảm sự cân đối, thống nhất trong toàn văn bản.

Quy định chặt chẽ về các thành phần thể thức văn bản

Bên cạnh đó, Hướng dẫn số 05-HD/VPTW cũng quy định cụ thể cách trình bày các thành phần thể thức văn bản của Đảng như tiêu đề, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu văn bản, địa danh và thời gian ban hành, trích yếu nội dung, chữ ký, nơi nhận, dấu chỉ mức độ mật, khẩn và các thành phần kỹ thuật khác.

Theo hướng dẫn, dòng chữ “ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM” được trình bày ở góc phải phía trên của trang đầu văn bản, in hoa, chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền dài bằng độ dài dòng chữ. Số và ký hiệu văn bản phải được ghi thống nhất; đối với số văn bản nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước nhằm bảo đảm tính đồng bộ trong quản lý văn bản.

Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày cân đối dưới tiêu đề; trường hợp ngày nhỏ hơn 10 hoặc tháng nhỏ hơn 3 phải ghi thêm số 0 phía trước. Nội dung này giúp thống nhất cách ghi thời gian trong toàn hệ thống cơ quan Đảng.

Những điểm mới cần lưu ý trong đánh số trang, ký văn bản và đóng dấu

Một điểm đáng chú ý khác là Hướng dẫn số 05-HD/VPTW quy định cụ thể việc đánh số trang văn bản. Theo đó, số trang được trình bày ở giữa phía trên của trang giấy, cách mép trên 10 mm và không hiển thị số trang đối với trang đầu tiên của văn bản. Đây là nội dung mới cần được lưu ý trong quá trình soạn thảo và trình bày văn bản.

Đối với chữ ký và đóng dấu trên văn bản giấy, hướng dẫn yêu cầu chữ ký phải sử dụng bút mực màu xanh; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc mực dễ phai màu để ký văn bản. Dấu của cơ quan, tổ chức phải đóng rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và trùm lên khoảng một phần ba chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái; mực dấu sử dụng màu đỏ tươi.

Đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư của Đảng

Đáng chú ý, Hướng dẫn số 05-HD/VPTW đã bổ sung nhiều nội dung liên quan đến văn bản điện tử và ký số nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong hoạt động của các cơ quan Đảng hiện nay. Theo đó, chữ ký số trên văn bản điện tử được quy định có màu xanh, định dạng .png nền trong suốt và được đặt canh giữa chức vụ người ký với họ tên người ký. Hình ảnh con dấu điện tử được quy định là hình ảnh dấu của tổ chức, cơ quan có màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế và sử dụng định dạng .png nền trong suốt.

Hướng dẫn cụ thể đối với từng loại văn bản của Đảng

Ngoài các quy định chung, Hướng dẫn số 05-HD/VPTW còn hướng dẫn cụ thể kỹ thuật trình bày đối với từng loại văn bản như nghị quyết, quyết định, quy định, quy chế, kết luận, thông báo, chương trình, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công văn… Qua đó giúp các cơ quan, đơn vị thuận lợi trong quá trình soạn thảo, trình ký và phát hành văn bản đúng quy định. Đồng thời, hướng dẫn cũng hệ thống lại nhiều ký hiệu viết tắt của các cơ quan, đơn vị trong hệ thống tổ chức của Đảng nhằm bảo đảm sự thống nhất trong việc ghi ký hiệu văn bản. Đây là nội dung có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, hạn chế tình trạng sử dụng không thống nhất các ký hiệu viết tắt trong quá trình ban hành văn bản.

Nâng cao chất lượng công tác tham mưu, văn thư, lưu trữ trong tình hình mới

Việc triển khai thực hiện nghiêm túc Hướng dẫn số 05-HD/VPTW sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp, văn thư, lưu trữ; bảo đảm tính chính xác, khoa học, trang trọng và thống nhất trong thể thức văn bản của Đảng. Đồng thời, tạo thuận lợi cho công tác quản lý, lưu trữ, tra cứu, khai thác văn bản điện tử trong quá trình chuyển đổi số hiện nay.

Để thực hiện hiệu quả Hướng dẫn số 05-HD/VPTW, đội ngũ cán bộ, công chức, đặc biệt là cán bộ làm công tác văn phòng, văn thư cần chủ động nghiên cứu kỹ các quy định mới; thường xuyên rà soát kỹ thuật trình bày văn bản trong quá trình tham mưu, soạn thảo và phát hành văn bản; kịp thời khắc phục những lỗi thường gặp như trình bày chưa đúng thể thức, định dạng lề chưa thống nhất, sử dụng sai ký hiệu văn bản hoặc chưa thực hiện đúng quy định về chữ ký, đóng dấu và ký số văn bản điện tử. Qua đó góp phần xây dựng nền hành chính trong các cơ quan Đảng ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại, thống nhất và đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới.

Xem chi tiết Hướng dẫn 05 tại đây

BBT Website tổng hợp.